お問い合わせ原始定款(最初の定款)をなくした場合/設立時の定款を確認したいのにできない!?
以前、原始定款(設立時の定款)を確認したいけれど、紛失してしまったという方がいらっしゃいました。
定款認証を依頼した先生も、どの公証役場を利用したかも何も分からないとのこと。
原始定款(設立時の定款)の探し方
本店移転しているけれど、もともとあったのは大阪府内には間違いないので、大阪府内にある公証役場すべてに順番に確認することにしました。
電話して、設立時期、当時の社名や、所在地を伝えます。
どこの公証役場も、一旦電話を切って、探してから折り返しの連絡をくれるのですが、なかなか見つかりませんでした。
「近いものがあったので登記情報をFAXしてください」と言われた時には、期待したのですが、「やはり違った」とのこと。
目的も社名もすべて変えているので、「もしかしたら分かってもらえていないのかも」とも思いました。
しかし、とうとう見つかりました。
その時に必要な書類を、公証役場に確認したので、備忘録として記録します。
原始定款(設立時の定款)の謄本の請求方法
原始定款の謄本は、実際にその原始定款のある公証役場まで行かなくても大丈夫です。
行きやすい公証役場に請求すればOK。
私は、いつも自分が定款認証を依頼している公証役場の先生にお願いしました。
行く予定の公証役場宛てに、申請用総合ソフトを利用して、「同一の情報の提供」の請求のオンライン申請をします。
この「オンライン申請」というステップがあるため、個人の方が自分で請求するのは難しいでしょう。
電子署名のできる行政書士などに依頼したほうがよいかと思います。
(意外と、電子署名のできない行政書士も多いのですが。定款認証などの仕事をあまりしていなければ、電子署名はとくに必要ないため)
そのオンライン申請(同一の情報の提供)に必要な「管理番号」は、原始定款を見つけてくれた公証役場が教えてくれました。
原始定款の謄本を受け取るために必要な持ち物
原始定款の謄本を受け取るための必要書類 (Aさんがオンライン申請をして、Aさん自身が取りに行く場合)
- 会社の印鑑証明書（発行から3ヶ月以内）
- 履歴事項証明書（発行から3ヶ月以内）
- 閉鎖事項全部証明書（発行から3ヶ月以内） (称号変更、本店移転などしていなければ不要)
- 委任状1 (会社から,オンライン申請したAさんへの委任状)
- 同一の情報の提供（謄本）請求書 (請求書の欄は、オンライン申請したAさんの氏名を記載し押印)
- Aさんの免許証と認印(または印鑑証明書と実印) (公証人と面識があれば認印のみ)
- 保存用の媒体（CD等）（必要な方のみ）
原始定款の謄本を受け取るための必要書類(Aさんがオンライン申請をして、Bさんが取りに行く場合)
- 会社の印鑑証明書（発行から3ヶ月以内）
- 履歴事項証明書（発行から3ヶ月以内）
- 閉鎖事項全部証明書（発行から3ヶ月以内） (称号変更、本店移転などしていなければ不要)
- 委任状1 (会社から、オンライン申請したAさんへの委任状)
- 同一の情報の提供（謄本）請求書(請求書の欄は、オンライン申請したAさんの氏名を記載し押印)
- Bさんの免許証と認印(または印鑑証明書と実印) (公証人と面識があれば認印のみ)
- 保存用の媒体（CD等）（必要な方のみ）
- 委任状2（オンライン申請したAさんからBさんへの委任状）
- Aさんの個人の印鑑証明書
6・8・9が異なるところです。
↓委任状や「同一情報の提供（謄本）請求書」の例をアップします。備忘録なので、適当ですみません。
注意点
公証役場によって求めるものが異なる可能性もあるので、実際に行く前に、事前に電話で持ち物を確認したほうが安心です。
流れについて、参考になりそうな法務省のサイト↓
090-7356-2274